يُعنى قسم الشؤون الإداريّة بإدارة مجموعة من الخدمات المساندة التي تساهم في تسيير أنشطة الجامعة غير الأكاديميّة، وهو يقدّم الدعم اللوجستي لجميع وحدات الجامعة بما يسهّل أداءها لمهامها وتحقيق أهدافها المنشودة.
يقع على عاتق القسم الإشراف على عدد من المكاتب الخدماتيّة فيها كالصيانة والمشتريات وإدارة المستودعات والحراسة وخدمات التنظيف وهو يعمل على وضع الخطط والبرامج التي تنظّم عمل الموظّفين في إطار الشؤون الإداريّة ويتأكّد من حسن سير الأعمال في مجال الخدمات التي يشرف عليها.
يُعنى مكتب الصيانة بالعمل على ضمان سلامة مباني الجامعة وإدامة عمل تجهيزاتها عبر صيانتها الدورية، ومتابعة تنفيذ أعمال الصيانة المتعلّقة بها.
مهام المكتب
- رصد الأعمال التي تحتاج إلى صيانة وقائيّة.
- معالجة الأعطال الطارئة في مختلف الأقسام الإداريّة والأكاديميّة بأسرع وقت ممكن.
- متابعة أعمال الصيانة المتعلّقة بالمزروعات.
- متابعة أعمال الصيانة المتعلٌّقة بالمباني والملاعب والمواقف.
- متباعة أعمال الصيانة المتعلّقة بأجهزة السلامة والمصاعد وسنترال الهاتف.
- متابعة ورش التوسعة والاستحداث في المباني وملحقاتها.
تتولّى إدارة المستودعات حفظ وتخزين المواد بما يتناسب وطبيعتها وبالطرق التي تحفظها من التلف، وتعدّ مسؤولة أيضاً عن تنظيمها وتصنيفها بشكل يسهّل العودة إليها.
مهام الإدارة
- عمليّات التخزين وضبط المخزون والتخلص من الموجودات التالفة والمتقادمة.
- إعداد بطاقات الصنف للمواد الموجودة في المستودع وتنظيمها وتصنيفها بحسب الأصول.
- اتخاذ الإجراءات الوقائيّة لحماية المستودع من أخطار الحريق أو السرقة أو التلف.
- حفظ السجلّات والبطاقات والمستندات المخزنيّة وتحديثها عند الحاجة.
- التأكّد دوريّاً من عدم نفاذ المخزون.
- إجاء عمليّات الجرد السنويّة.
يُعنى مكتب المشتريات بتوفير المستلزمات والأدوات التي تحتاجها الجامعة مع مراعاة معياريّ الجودة والسعر المناسب.
مهام المكتب
- تأمين إحتياجات الجامعة من أدوات ومستلزمات بالكميات والنوعيات المحددة وفي الوقت المحدد وبالسعر المناسب ومن المصدر المناسب.
- تأمين طلبات الشراء المقدّمة من مختلف أقسام الجامعة ومرافقها بأسرع وقت ممكن متقيّداً بالسياسات والإجراءات المنصوصة.
- استدراج عروض الأسعار من المؤسّسات التجاريّة المختلفة ودراستها ويالتأكّد من مطابقتها للمواصفات المطلوبة مع مراعاة معياريّ الجودة والسعر المناسب.
- متابعة حركة الأسعار بين المؤسّسات التي تُعنى ببيع المستلزمات التي تحتاجها الجامعة.
- متابعة أوضاع السوق من حيث توافر المستلزمات المطلوبة وجودتها وأسعارها.
- توطيد العلاقة مع الموردين لاستقطاب أسعار مناسبة بجودة عالية.
يُعنى المكتب بحفظ أمن مباني الجامعة وسلامة ممتلكاتها، وموظفيها وطلابها.
مهام المكتب
- تنظيم أعمال الحراسة وأوقات مناوبة الحراس.
- التأكّد من سلامة مباني الجامعة ومرافقها الداخلية والخارجية عبر جولات تفقديّة دوريّة.
- التأكّد من عدم وجود مخلّفات خطرة متروكة من قبل العمال في مواقع ورش الصيانة في المبنى.
- متابعة التزام أفراد مجموعة الحراسة بالأنظمة والقوانين والتعليمات.
- متابعة تأمين البديل في حال اضطرّ الحارس لترك مكان لحراسة.
- الإشراف على سلامة معدّات الحراسة من كاميرات وأجهزة اتصال.
- التدخّل لفعل ما يلزم عند وجود ما يشكّل خطراً على الجامعة.
يتولّى المكتب إدارة أعمال النظافة العامّة في الجامعة.
مهام المكتب
- ضمان المحافظة على نظافة مباني الجامعة ومرافقها.
- وضع برامج العمل لتنظيم عمل العاملين في مجال خدمات التنظيف.
- الإشراف على أداء عمّال النظافة والتزامهم بالمعايير المطلوبة أثناء تأديتهم عملهم.
- متابعة تأمين احتياجات قسم النظافة من أدوات ومواد.
- التأكّد من أن فريق عمّال النظافة واعون لشروط الصحة والسلامة المرتبطة بعملهم.
يمكنكم التواصل مع مكتب الشؤون الإداريّة:
-
- عبر الهاتف على الرقمين: 01/456102 – 01/456103 رقم التحويل (EXT): 511
- عبر البريد الإلكتروني على عنوان البريد: administrative.affairs@usal.edu.lb
